Zgodovinski arhiv Ljubljana po Zakonu o arhivskem gradivu in o arhivih opravlja javno arhivsko službo varovanja javnega arhivskega gradiva državnih organov, organizacijskih enot državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država in ki opravljajo dejavnost na območju ene ali več lokalnih samoupravnih skupnosti ter nastaja na območju Zgodovinskega arhiva Ljubljana.
Območje Zgodovinskega arhiva Ljubljana obsega mesto Ljubljana in upravne enote:
Cerknica, Črnomelj, Domžale, Grosuplje, Idrija, Jesenice, Kamnik, Kočevje, Kranj, Litija, Logatec, Metlika, Novo mesto, Radovljica, Ribnica, Škofja Loka, Trebnje, Tržič in Vrhnika.
Če lokalna samoupravna skupnost na območju Zgodovinskega arhiva Ljubljana ne ustanovi lastnega arhiva, hrani njeno javno arhivsko gradivo naš arhiv.
V okviru arhivske javne službe Zgodovinski arhiv Ljubljana opravlja naslednje dejavnosti:

•  vrednotenje dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb, dajanje pojasnil o hrambi, materialnem varovanju, celovitosti in urejenosti dokumentarnega gradiva, izvajanju strokovnega nadzora in usposabljanju delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom;
•   zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje ter objavljanje arhivskih virov;
  hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;
•   vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;
•   izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z reprodukcijami tega gradiva;
•   evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;
•   sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;
•   dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;
•   posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom;
•   opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;
•   izdajanje publikacij. 

Zgodovinski arhiv Ljubljana pridobiva arhivsko gradivo:

•  s prevzemanjem javnega arhivskega gradiva na podlagi zakona;
•  z odplačnimi oziroma neodplačnimi pravnimi posli (npr. nakup, darilo, oporoka) zasebnega arhivskega gradiva;
•  s prevzemom zasebnega arhivskega gradiva v hrambo (S pogodbo se lahko določijo posebni pogoji glede dostopnosti in hranjenja zasebnega arhivskega gradiva.)