Domov > Obveznosti in priporočila > Upravljanje z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki

Upravljanje z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki

Dokumentarno in arhivsko gradivo v stalni zbirki mora biti urejeno in evidentirano.

Pri upravljanju z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki so pomembna:

Pravila pisarniškega poslovanja, ki zahtevajo:

da so v stalni zbirki zadeve in spisi rešeni in dokumenti zaključeni,
da so pred vnosom v stalno zbirko izločeni dvojniki, koncepti, tiskovine, prazni obrazci, časopisni izrezki, pisemske kuverte in ostalo gradivo, ki nima vsebinske ali druge vrednosti,
da so izločene plastične mape in plastični ovoji,
da je gradivo v stalni zbirki odloženo v skladu z načinom razvrščanja in evidentiranja, kot ga določajo predpisi o poslovanju,
da se gradivo izposoja oziroma uporablja na predpisan način.

Roki hrambe dokumentarnega gradiva, ki so predpisani z zakonodajo in internimi predpisi:

določitev in označitev dokumentarnega gradiva, ki se hrani trajno (T),
določitev in označitev dokumentarnega gradiva, ki ima lastnosti arhivskega gradiva in je namenjeno izročitvi v pristojni arhiv (A),
najmanj na pet (5) let izločanje dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in nima lastnosti arhivskega gradiva.

Predpisi o varstvu tajnosti podatkov, varstvu zasebnosti in varstvu osebnih podatkov, kar pomeni, da morajo biti dokumenti, ki vsebujejo tajne, varovane in osebne podatke:

primerno označeni,
shranjeni ločeno od ostalega gradiva,
posebej varovani.

Ukrepi za varovanje gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo:

gradivo mora biti tehnično opremljeno in označeno na predpisan način,
določeni morajo biti načini in postopki ravnanja s strojno berljivim gradivom,
določene morajo biti alternativne oblike hranjenja.

Dokumentarno gradivo v stalni zbirki pripravimo za:

izročitev arhivskega gradiva v pristojni arhiv in trajno hrambo dokumentarnega gradiva na način, da je:

gradivo primerno tehnično opremljeno,
popisano,

izločitev in uničenje dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe.

V stalni zbirki vodimo:

seznam dokumentarnega gradiva v stalni zbirki z namenom:

določanja arhivskega gradiva in določanja dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in nima lastnosti arhivskega gradiva,
omogočanja interne uporabe in določanja prostorske razporeditve gradiva,

evidenco uporabe dokumentarnega gradiva za zagotovitev nadzora nad uporabo gradiva in preprečevanje izgube gradiva.

Zapisnik o pregledu varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva

Izjava o dostopnosti

Uporabne povezave

Ljubljana

Čitalnica ponedeljek, torek, četrtek in petek: 8.00–14.00 sreda: 8.00–16.00	Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota v Ljubljani Trdinova ulica 4, p. p. 1614 1001 Ljubljana
Sprejemna pisarna ponedeljek: 8.00–14.00 sreda: 8.00–16.00 petek: 8.00–12.00	Čitalnica: T: +386 (0)1 306 13 20Sprejemna pisarna: T:+386 (0)1 306 13 17 +386 (0)1 306 13 03 F: +386 (0)1 426 43 03 E: sprejemna@zal-lj.si

Kranj

Čitalnica ponedeljek, sreda: 8.00–14.00 torek, petek: 8.00–12.00	Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota za Gorenjsko Kranj Savska cesta 8 4000 Kranj
Sprejemna pisarna ponedeljek, sreda: 8.00–14.00 petek: 8.00–12.00	T: +386 (0)4 280 59 00 F: +386 (0)4 202 44 48 E: zal.kra@zal-lj.si

Novo mesto

Čitalnica ponedeljek, sreda: 8.00–14.00 torek,petek: 8.00–12.00	Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota za Dolenjsko in Belo krajino Novo mesto Skalickega ulica 1 (grad Grm) 8000 Novo mesto
Sprejemna pisarna ponedeljek, sreda: 8.00–14.00 petek: 8.00–12.00	T: +386 (0)7 394 22 40 F: +386 (0)7 394 22 48 E: zal.nme@zal-lj.si

Škofja Loka

Čitalnica in sprejemna pisarna ponedeljek, sreda, četrtek: 8.00-13.00	Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota v Škofji Loki Partizanska cesta 1c 4220 Škofja Loka
	T: +386 (0)4 506 07 00 F: +386 (0)4 506 07 08 E: zal.skl@zal-lj.si

Idrija

Čitalnica in sprejemna pisarna ponedeljek, sreda, četrtek: 8.00-13.00	Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota v Idriji Prelovčeva ulica 2 5280 Idrija
	T: +386 (0)5 372 22 70 F: +386 (0)5 372 22 71 E: zal.idr@zal-lj.si