Digitalno gradivo

Dokumentarno gradivo v digitalni obliki je gradivo v digitalni obliki zapisa in shranjeno na strojno berljivem nosilcu zapisa.

Digitalno zapisano gradivo zaradi svoje specifičnosti potrebuje drugačno obravnavo in hrambo kot papirno gradivo.

Hramba

Hramba dokumentarnega gradiva v digitalni obliki je hramba izvirnega dokumentarnega gradiva ali varna hramba zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki.

Zajeto dokumentarno gradivo je dokumentarno gradivo, ki je nastalo ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm.

Hramba dokumentarnega gradiva pomeni ohranjanje izvirnega dokumentarnega gradiva ali uporabnosti vsebine tega gradiva. Hrambi izvirnega dokumentarnega gradiva je zato enaka hramba zajetega gradiva, če zagotavlja zajetemu gradivu vse učinke izvirnega gradiva (uporabnost vsebine gradiva).

Ločimo:

  • hrambo digitalnega gradiva do pet let (če gre za gradivo, za katerega zakonodaja ne predpisuje daljših rokov hrambe),
  • dolgoročno hrambo, ki je hramba gradiva v digitalni obliki za daljše časovno obdobje in se nanaša na gradivo, katerega rok hrambe je več kot pet let.

Ker se oblike (formati) in nosilci (mediji) zapisa zaradi hitrega tehnološkega razvoja spreminjajo in zato ne omogočajo daljše hrambe v svoji izvirni obliki, je potrebno digitalne zapise, namenjene dolgoročni hrambi, hraniti v takih oblikah in na takih nosilcih zapisa, ki so skladni s postopki in načini, ki jih predvideva arhivska zakonodaja (arhivski zakon ter uredba, enotne tehnološke zahteve) ter ob upoštevanju tehnološkega napredka.

Za javnopravne osebe lahko izvajajo storitve hrambe le tisti ponudniki, ki so certificirani pri Arhivu Republike Slovenije.

Pri ustvarjalcih arhivskega gradiva je še vedno precej video- in avdiokaset, ki lahko vsebujejo tudi arhivsko gradivo. Glede na to, da zapis na magnetnem traku ni dolgo obstojen in da je s tem ogrožena vsebina tovrstnih posnetkov, priporočamo čimprejšnjo digitalizacijo kaset.

Z vidika dolgoročne hrambe in lažje uporabe velja enako priporočilo tudi za klasične fotografije. Ob digitalizaciji fotografij je treba izvirnike (tako negative kot pozitive) seveda ohraniti.

Pravna veljavnost digitalnega gradiva

Arhivski zakon predpisuje, da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu z arhivskim zakonom, njegovimi podzakonskimi predpisi ter notranjimi pravili, potrjenimi pri Arhivu Republike Slovenije.

Notranja pravila

Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme pravna ali fizična oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev bodisi ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev. Sprejem notranjih pravil je pomemben zlasti z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov.

Javnopravne osebe, ki zajemajo ali hranijo gradivo v digitalni obliki, in ponudniki storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev morajo sprejeti notranja pravila v skladu z arhivskim zakonom, s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, z drugimi podzakonskimi predpisi ter pravili stroke. Javnopravne osebe, ki zajemajo in hranijo digitalno gradivo, razen organov državne uprave, in ponudniki storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter ponudniki spremljevalnih storitev glede zajema ali hrambe gradiva v digitalni obliki, ki izvajajo storitve za javnopravne osebe, morajo obvezno predložiti svoja notranja pravila v potrditev Arhivu Republike Slovenije. Omenjeni arhiv preveri skladnost predloženih notranjih pravil z zahtevami arhivskega zakona in podzakonskih predpisov ter odloči o njihovih potrditvi.

Javnopravna oseba oziroma ponudnik storitve iz prejšnjega odstavka lahko prevzame tudi vzorčna notranja pravila. To stori tako, da prevzame vnaprej pripravljena notranja pravila, ki so jih pripravile druge tovrstne osebe za svojo ali za širšo uporabo (npr. panožna združenja), kot svoja. Če v celoti in brez kakršnih koli sprememb ali dopolnitev prevzame od Arhiva Republike Slovenije potrjena notranja pravila, se šteje, da so tako prevzeta notranja pravila osebe že potrjena.

Več o notranjih pravilih

Slovenski elektronski arhiv

Za potrebe prevzemanja, urejanja, arhiviranja in nadaljnje uporabe digitalnih zapisov je bil ustanovljen slovenski javni elektronski arhiv (e-ARH.si).

Organiziran je v skladu s standardom ISO 14721:2003 (OAIS referenčni model) in realiziran v okviru slovenske javne arhivske službe (SJAS).

Sprejemni informacijski paket (SIP): sprejemni informacijski paket je zaokrožena celota digitalnega arhivskega gradiva, ki jo ustvarjalec pripravi in izroči arhivu. Za pripravo SIP paketa je izdelano programsko orodje, ki olajša pripravo paketa glede na dogovor o izročitvi gradiva, sprejet med pristojnim arhivom in ustvarjalcem. Orodje v procesu izdelave paketa preveri tehnično in vsebinsko primernost gradiva.

Orodje omogoča pripravo paketov za:

  • nestrukturirane zapise – posamezne datoteke (npr. tekstovne, slikovne), ki niso povezane v relacijsko podatkovno zbirko oz. informacijski sistem,
  • podatkovne zbirke v obliki relacijskih baz,
  • gradivo iz informacijskih sistemov za upravljanje z dokumenti (ISUD).

Arhivski informacijski paket (AIP): po sprejemu SIP paketa se podatki prenesejo v arhivsko elektronsko skladišče (e-repozitorij) v obliki arhivskega informacijskega paketa. Programska oprema, ki se uporablja za vodenje elektronskega skladišča, omogoča hrambo digitalnega arhivskega gradiva in zagotavlja njegovo celovitost, dostopnost, uporabnost in avtentičnost.

Dostopni informacijski paket (DIP): tudi za izdelavo DIP paketa je pripravljeno programsko orodje, ki omogoča pripravo digitalno zapisanega arhivskega gradiva za potrebe uporabnikov. Informacijski paket je lahko sestavljen iz enega ali več AIP paketov.

Več o e-ARH.si

Shema OAIS modela

© 2016 Zgodovinski arhiv Ljubljana. Vse pravice pridržane.