Izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva

Izvirno dokumentarno gradivo, ki so mu potekli predpisani roki hranjenja in nima več pomena za tekoče poslovanje javnopravne osebe ter tudi nima lastnosti arhivskega gradiva, lahko izločimo in uničimo. O nameravanem uničenju je treba obvestiti pristojni arhiv, če je to predhodno zahteval v pisnih strokovnih navodilih. Pred pretekom rokov hrambe je dovoljeno uničiti izvirno dokumentarno gradivo, ki nima lastnosti arhivskega gradiva le, če je bilo gradivo pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo ali posneto na mikrofilm.

Če javnopravna oseba od pristojnega arhiva še ni pridobila pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva, ne sme izločati in uničevati nobenega gradiva.

Za izločitev in uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva je pristojna komisija za izločitev in uničenje dokumentarnega gradiva. Interno komisijo, ki jo sestavljajo zaposleni pri javnopravni osebi, imenuje predstojnik te javnopravne osebe. Komisija med drugim tudi preveri, ali se med gradivom, namenjenim za uničenje, nahaja tudi arhivsko gradivo ali tako, ki mu še niso pretekli roki hrambe. Komisija postopek izločitve in uničenja dokumentira z zapisnikom na podlagi popisa gradiva.

Zapisnik vsebuje najmanj:

  • naziv in naslov ustvarjalca oz. imetnika arhivskega gradiva,
  • ime in priimek zaposlene osebe ustvarjalca oz. imetnika, ki je odgovorna za izvajanje obveznosti po 39. členu arhivskega zakona,
  • imena in priimke članov komisije,
  • datum uničenja gradiva.

Komisija k zapisniku kot prilogo doda popis gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj:

  • naziv in naslov ustvarjalca,
  • čas nastanka gradiva,
  • podatke o vsebini gradiva,
  • podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca.

Izločeno gradivo mora biti uničeno na način, da njegove vsebine ni mogoče obnoviti. O izvedbi uničenja je smiselno izdelati poročilo, ki ga podpišeta predstavnik izročitelja in prejemnik, ki je gradivo uničil. Izvajalec, ki uniči izločeno gradivo, mora izdati pisno potrdilo o uničenju, ki je priloga zapisnika o uničenju gradiva.

© 2016 Zgodovinski arhiv Ljubljana. Vse pravice pridržane.