Materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva

Arhivski depoji se uporabljajo samo za hrambo gradiva.

Arhivski depoji in njihova oprema

Arhivski depoji morajo biti:

  • ločeni od drugih prostorov;
  • varni pred vdorom vode, požarom, potresom, nepooblaščenim vstopom in strelo ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave, električnih napeljav, ki niso namenjene delovanju depojev, in podobnih nevarnih napeljav in sistemov;
  • grajeni tako, da zagotavljajo stabilne in ustrezne mikroklimatske razmere za hrambo gradiva;
  • ustrezno hidroizolirani in toplotno izolirani;
  • opremljeni z ustrezno električno napeljavo s centralnim izklopom električnega toka v vseh depojih;
  • opremljeni s svetili, ki ne oddajajo škodljivih sevanj.

V arhivskih depojih in njihovi neposredni bližini ne smemo hraniti gorljivih, vnetljivih in drugih nevarnih snovi.

Arhivski depoji morajo imeti:

  • funkcionalno, mehansko, kemijsko in biološko stabilno opremo;
  • ustrezne gasilne aparate in sisteme;
  • naprave za merjenje oziroma uravnavanje stopnje vlage in temperature;
  • naprave za javljanje požara, nepooblaščenega vstopa in izliva vode;
  • zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s tehnično opremo dovolj zavarovano;
  • ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva;
  • za hrambo gradiva v digitalni obliki naprave za neprekinjeno električno napajanje.

Oprema arhivskih depojev mora omogočati:

  • racionalno namestitev gradiva;
  • zavarovanje pred poškodbami;
  • lahko dostopnost do gradiva;
  • kroženje zraka;
  • enostavno čiščenje.

Ukrepi za zavarovanje gradiva

Ukrepi za zavarovanje gradiva:

  • vzdrževanje arhivskih depojev in arhivske opreme v snažnem stanju;
  • mesečno pregledovanje depojev in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva;
  • zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih depojih;
  • obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem depoju posebej;
  • obvezno stalno detekcijo in vzdrževanje naprav za preprečevanje požara in gašenje;
  • preprečitev nepooblaščenega dostopa v depoje.

Dodatni ukrepi za zavarovanje gradiva v fizični obliki:

  • izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v depojih;
  • razkuževanje gradiva pred prenosom v depo;
  • osušitev vlažnega gradiva pred prenosom v depo;
  • prezračevanje arhivskih depojev.

Ravnanje s papirnim gradivom

Gradivo na papirju hranimo v ustrezni tehnični opremi (arhivske škatle, mape), ki ponuja mehansko zaščito, zadržuje svetlobo, prah in nečistoče ter blaži klimatska nihanja. Papirno gradivo naj bo shranjeno v čim bolj konstantnih mikroklimatskih razmerah, v katerih se giblje temperatura med 15 °C in 19 °C in relativna vlaga med 40 % in 60 %.

Ravnanje s fotografijami

Črno-bele fotografije in negativi naj bodo shranjeni pri temperaturi pod 18 °C in relativni vlagi 30–40 %. Barvne fotografije hranimo v zelo hladnih prostorih (pod 2 °C) z relativno vlago 30–40 %. Kakor pri ostalih vrstah gradiva, je tudi tu treba preprečiti velika nihanja temperature in vlage. Fotografij ne smemo hraniti v PVC mapah, ampak v pH nevtralnih ovojih iz papirja oz. kartona.

Ravnanje s filmi

Filme hranimo v originalni opremi nosilcev zapisov v čim bolj stabilnih mikroklimatskih razmerah, v katerih temperatura ne presega 10 °C, relativna vlaga pa se giblje med 30 % in 40 %.

Ravnanje s strojno berljivim analognim gradivom (VHS kasete, avdiokasete, magnetofonski trakovi, gramofonske plošče)

Strojno berljivo analogno gradivo hranimo v originalni opremi nosilcev zapisov v mikroklimatskih razmerah, v katerih se giblje temperatura med 13 °C in 18 °C, relativna vlaga pa med 30 % in 40 %.

Ravnanje z digitalnim gradivom

Nosilce digitalnih zapisov hranimo v originalni plastični opremi v klimatskih razmerah, v katerih temperatura ne presega 18 °C pri relativni vlagi 30–40 %.

© 2016 Zgodovinski arhiv Ljubljana. Vse pravice pridržane.