Upravljanje z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki

Shema postopkov upravljanja z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki

Dokumentarno in arhivsko gradivo v stalni zbirki mora biti urejeno in evidentirano.
Pri upravljanju z dokumentarnim gradivom v stalni zbirki so pomembna:

Pravila pisarniškega poslovanja, ki zahtevajo:

  • da so v stalni zbirki zadeve in spisi rešeni in dokumenti zaključeni,
  • da so pred vnosom v stalno zbirko izločeni dvojniki, koncepti, tiskovine, prazni obrazci, časopisni izrezki, pisemske kuverte in ostalo gradivo, ki nima vsebinske ali druge vrednosti,
  • da so izločene plastične mape in plastični ovoji,
  • da je gradivo v stalni zbirki odloženo v skladu z načinom razvrščanja in evidentiranja, kot ga določajo predpisi o poslovanju,
  • da se gradivo izposoja oziroma uporablja na predpisan način.

Roki hrambe dokumentarnega gradiva, ki so predpisani z zakonodajo in internimi predpisi:

  • določitev in označitev dokumentarnega gradiva, ki se hrani trajno (T),
  • določitev in označitev dokumentarnega gradiva, ki ima lastnosti arhivskega gradiva in je namenjeno izročitvi v pristojni arhiv (A),
  • najmanj na pet (5) let izločanje dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in nima lastnosti arhivskega gradiva.

Predpisi o varstvu tajnosti podatkov, varstvu zasebnosti in varstvu osebnih podatkov, kar pomeni, da morajo biti dokumenti, ki vsebujejo tajne, varovane in osebne podatke:

  • primerno označeni,
  • shranjeni ločeno od ostalega gradiva,
  • posebej varovani.

Ukrepi za varovanje gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo:

  • gradivo mora biti tehnično opremljeno in označeno na predpisan način,
  • določeni morajo biti načini in postopki ravnanja s strojno berljivim gradivom,
  • določene morajo biti alternativne oblike hranjenja.
Dokumentarno gradivo v stalni zbirki pripravimo za:

izročitev arhivskega gradiva v pristojni arhiv in trajno hrambo dokumentarnega gradiva na način, da je:

  • gradivo primerno tehnično opremljeno,
  • popisano,

izločitev in uničenje dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe.

V stalni zbirki vodimo:

seznam dokumentarnega gradiva v stalni zbirki z namenom:

  • določanja arhivskega gradiva in določanja dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe in nima lastnosti arhivskega gradiva,
  • omogočanja interne uporabe in določanja prostorske razporeditve gradiva,

evidenco uporabe dokumentarnega gradiva za zagotovitev nadzora nad uporabo gradiva in preprečevanje izgube gradiva.

Priporočeno branje: Janez Kopač: Urejenost dokumentarnega gradiva ustvarjalcev, Sodobni arhivi XXII, Maribor 2000.

© 2016 Zgodovinski arhiv Ljubljana. Vse pravice pridržane.